Madame, Monsieur,
Le vingt-et-unième siècle s’est présenté avec son flot de technologies, dont un grand nombre que nous utilisons tous chaque jour. Parmi elles, le mail en est un exemple remarquable. Le mail a changé notre façon de communiquer : il est plus rapide qu’une lettre et moins intrusif qu’un coup de téléphone. Les membres de notre université en échangent des centaines tous les jours ; jamais la communication n’a été aussi rapide.
Néanmoins, bien que rapide, la communication n’est pas toujours aussi efficace qu’elle pourrait l’être. Des études ont relevé un grand nombre de conflits créés ou renforcés par des échanges de mails. Il semblerait que, via le mail, certaines relations professionnelles se dégradent.
Ensemble, nous pouvons remédier à cela pour assurer de bonnes relations professionnelles, une meilleure ambiance de travail et, en conséquences, de meilleurs résultats. Une charte a été mise à notre disposition : elle est téléchargeable depuis le site de l’université (université-exercice.com). En voici les principaux éléments qui devraient permettre des échanges de mails plus sereins.
• L’empathie envers son destinataire, et ce dès l’objet. L’écran fait parfois oublier l’humain qui est derrière. Il peut ne pas partager la même culture ou le même point de vue que l’expéditeur.
• Limitons l’interprétation. La langue écrite est dénuée d’intonation. Eviter les ponctuations ambigües lorsqu’on écrit, et éviter de leur donner un sens lorsqu’on lit, peut limiter les possibles malentendus.
• Réfléchir avant de mettre un mail « en copie ». Il est important de distinguer un échange privé d’un échange groupé, afin de ne pas inonder les boites mail des uns et des autres.
• L’information avant tout. Les attaques personnelles ou les jugements de valeur réduisent la probabilité d’une entente, même si cela est implicite.
• Préférer envoyer les mails aux heures de bureau.
• Utiliser des modalisateurs.
• Les règles de politesse du monde physique s’appliquent également aux mails : pas d’insultes, bonjour, merci, etc. Evitons de donner un double sens ironique à ces règles de politesse.
De plus amples explications et une copie de l’étude menée se trouvent sur le site de l’université.
Ensemble, soyons responsables de nos communications.
En vous remerciant de votre attention,
Direction Université Exercice